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Ob Unterweisungsnachweise auf Baustellen, Anwesenheitslisten bei Schulungen oder Besucherlisten in Unternehmen – überall dort, wo Menschen mit Stift und Papier ihre Unterschrift leisten, entsteht ein Medienbruch. Das Berliner Startup ListenLuchs will genau dieses Problem lösen und macht handschriftliche Unterschriftenlisten mit KI-Technologie in Sekundenschnelle zu bearbeitbaren Excel-Tabellen.
Das alltägliche Problem mit Papierlisten
In deutschen Unternehmen, auf Baustellen und in Behörden ist es nach wie vor Standard: Mitarbeiter tragen sich in Anwesenheitslisten ein, Bauarbeiter unterschreiben Unterweisungsnachweise, Besucher hinterlassen ihre Kontaktdaten im Empfangsbereich. All diese handschriftlichen Listen müssen anschließend manuell in digitale Systeme übertragen werden – ein zeitraubender Prozess, der fehleranfällig ist und im Durchschnitt 20 bis 30 Minuten pro Liste in Anspruch nimmt.
„Wir haben mit Dutzenden Bauleitern, Personalverantwortlichen und Sicherheitsbeauftragten gesprochen“, erklärt das Team hinter ListenLuchs. „Das Abtippen von Unterschriftenlisten ist für viele ein lästiges Übel, das wertvolle Arbeitszeit verschlingt. Gleichzeitig ist die Dokumentation oft gesetzlich vorgeschrieben – etwa bei Unterweisungsnachweisen nach DGUV Vorschrift 1.“
Foto statt Abtippen
Die Lösung von ListenLuchs ist denkbar pragmatisch: Nutzer fotografieren die ausgefüllte Unterschriftenliste mit dem Smartphone und laden das Bild über einen QR-Code auf die Plattform. Die KI-gestützte Handschrifterkennung analysiert die einzelnen Einträge, strukturiert die Daten und liefert innerhalb von Sekunden eine fertige Excel-Tabelle mit allen Namen, Unterschriften-Zeitpunkten und weiteren erfassten Informationen.
Besonders durchdacht: Die Technologie wurde speziell für typische Listenformate optimiert – von standardisierten Unterweisungsnachweisen mit vorgedruckten Feldern bis hin zu frei gestalteten Anwesenheitslisten. Auch weniger saubere Handschriften, wie sie auf Baustellen oder bei schnellen Unterschriften üblich sind, werden mit hoher Genauigkeit erkannt.
Rechtssichere Dokumentation ohne Aufwand
Gerade bei Unterweisungsnachweisen auf Baustellen zeigt sich der praktische Nutzen. Nach § 12 Arbeitsschutzgesetz und DGUV Vorschrift 1 sind Arbeitgeber verpflichtet, Sicherheitsunterweisungen nicht nur durchzuführen, sondern auch schriftlich zu dokumentieren. Bei Kontrollen der Berufsgenossenschaft oder nach Arbeitsunfällen kann das Fehlen dieser Nachweise zu Bußgeldern bis zu 25.000 Euro führen.
Die Realität auf Baustellen sieht oft so aus: Papierbögen werden ausgefüllt, landen in Baucontainern, werden zerknittert, gehen verloren oder sind bei Bedarf nicht auffindbar. Mit ListenLuchs können Bauleiter die Nachweise direkt vor Ort fotografieren und haben sie damit rechtssicher archiviert – durchsuchbar, DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.
Breites Einsatzspektrum
Die Anwendungsfälle reichen weit über Baustellen hinaus. Überall wo man Unterschriftenlisten digitalisieren will, hilft das Tool:
Personalwesen: Schulungsanwesenheitslisten, Fortbildungsnachweise, Einarbeitungsprotokolle Facility Management: Besucherlisten, Wartungsprotokolle, Übergabeprotokolle Gesundheitswesen: Patientenlisten, Dienstübergaben, Hygieneschulungen Veranstaltungen: Teilnehmerlisten, Registrierungen, Feedback-Bögen Bildungseinrichtungen: Anwesenheitslisten, Exkursionsnachweise, Elterngespräche
Zeitersparnis als Wettbewerbsvorteil
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über umfangreiche digitale Erfassungssysteme verfügen, bietet ListenLuchs eine kosteneffiziente Lösung. Statt in teure Tablet-Hardware oder komplexe Softwarelösungen zu investieren, können bestehende Papier-Workflows beibehalten und nur der digitale Archivierungsschritt automatisiert werden.
Ein Bauleiter mit 15 Mitarbeitern spart bei drei Unterweisungen pro Monat rund 90 Minuten reines Abtipp-Zeit – Zeit, die für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden kann. Über ein Jahr gerechnet summiert sich das auf 18 Arbeitsstunden.
DSGVO-konforme Verarbeitung
Ein kritischer Punkt bei der Digitalisierung von Unterschriftenlisten ist der Datenschutz. ListenLuchs legt nach eigenen Angaben besonderen Wert auf DSGVO-Konformität: Die hochgeladenen Fotos werden nach der Verarbeitung automatisch gelöscht, die erzeugten Excel-Dateien verbleiben beim Kunden und werden nicht auf externen Servern gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Freemium-Modell mit transparenter Preisstruktur
ListenLuchs setzt auf ein einfaches Preismodell: Nutzer können den Service kostenlos testen und erhalten eine Vorschau der ersten drei Zeilen ihrer digitalisierten Liste. Für die vollständige Digitalisierung wird pro Liste eine Gebühr von 4,90 Euro fällig. Für Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf sind nach Angaben des Startups auch Flatrate-Modelle in Planung.
Marktpotenzial in traditionellen Branchen
Die Digitalisierung von Unterschriftenlisten mag auf den ersten Blick wie ein Nischenproblem erscheinen. Doch allein in Deutschland gibt es nach Schätzungen über 300.000 Baustellen, mehrere Millionen Schulungen und Unterweisungen sowie unzählige tägliche Besucherregistrierungen. Der Markt für pragmatische Digitalisierungslösungen in traditionell papieraffinen Branchen ist erheblich.
Ähnliche Lösungen aus dem Ausland haben gezeigt, dass gerade die einfachsten Tools oft die größte Akzeptanz finden – weil sie keine Verhaltensänderung erfordern, sondern etablierte Prozesse lediglich effizienter machen.
Ausblick: Erweiterung geplant
Für die Zukunft denkt ListenLuchs nach eigenen Angaben auch an die Integration zusätzlicher Listentypen wie Lieferscheine, Stundenzettel oder Checklisten.
Das Berliner Startup zeigt exemplarisch, wie moderne KI-Technologie auch scheinbar banale Alltagsprobleme lösen kann – ohne dass Unternehmen ihre gewohnten Abläufe über Bord werfen müssen. In einer Zeit, in der viel über die digitale Transformation gesprochen wird, liefert ListenLuchs einen pragmatischen Ansatz: Nicht alles muss neu erfunden werden. Manchmal reicht es, den letzten analogen Schritt zu digitalisieren.
Weitere Informationen und die Möglichkeit zum kostenlosen Test finden sich auf ListenLuchs.de.
Über ListenLuchs: Das Berliner Startup hat sich auf die KI-gestützte Digitalisierung handschriftlicher Unterschriftenlisten spezialisiert. Mit einem Fokus auf Unterweisungsnachweise, Anwesenheitslisten und Besucherlisten adressiert das Unternehmen vor allem Branchen wie Bau, Handwerk, Facility Management und Personalwesen, in denen papierbasierte Dokumentation noch weit verbreitet ist.