Von Alban Sayag
Bürokratieentlastungsgesetz klingt sperrig, soll aber das Leben von Unternehmen vereinfachen. Doch was bedeutet es konkret? Alban Sayag, CEO von YouSign, über die Änderungen und die Konsequenzen.
Der Entwurf sieht vor, dass Verträge wie beispielsweise temporäre Arbeitsverträge nun keiner Schriftform bedürfen, die Textform reicht. Das markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Bürokratieabbau und Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. E-Signaturen haben dabei gegenüber einer formlosen Zustimmung per E-Mail entscheidende Vorteile: Sie gewährleisten eine überprüfbare, sichere und rechtlich anerkannte Zustimmung – anders als E-Mails, denen es an rechtlichen Garantien mangelt und die schwer zu authentifizieren sind. Das macht digitale Signaturen zu einem wichtigen Instrument für die Formalisierung von Vereinbarungen und das Bereitstellen von durchsetzbaren Verpflichtungen.
Die Start-up-Szene ist bekannt für ihre Agilität, Flexibilität und schnellen Prozesse. Damit ist die E-Signatur ein wichtiges Instrument, das ihren Anforderungen gerecht wird – weg von der handschriftlichen Unterschrift hin zur digitalen Signatur. Denn: Gründer:innen werden bereits ganz am Anfang ihrer Reise des Unternehmertums mit Dokumenten konfrontiert, die unterschrieben werden müssen – vom Eintrag ins Handelsregister, über die Finanzierung bis hin zum Recruiting neuer Mitarbeiter:innen. Insbesondere im Recruiting spielen aufgrund von sensiblen, privaten Daten, Datenschutz und Rechtssicherheit eine wichtige Rolle. Es zeigt sich: Unterschriften sind Teil in vielen unterschiedlichen Unternehmensphasen. Grund genug, um sich das Thema genauer anzuschauen. Was müssen Gründer:innen und Unternehmer:innen über E-Signaturen wissen? Alban Sayag ist CEO des französischen E-Signatur-Anbieters Yousign und kennt die Antworten.
Digital oder handschriftlich – Die Frage, die sich nicht mehr stellt
Digitale Signaturen sind handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt und genießen somit dieselbe rechtliche Anerkennung. Mit der eIDAS-Verordnung wurde innerhalb der Europäischen Union ein Rechtsrahmen geschaffen, der elektronische Signaturen und Siegel europaweit akzeptiert. Das bedeutet, dass Verträge und andere arbeitsrechtlich relevante Dokumente, die digital signiert werden, rechtlich ebenso bindend sind wie ihre handschriftlich unterzeichneten Pendants – sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnemer:innen. Damit wird sichergestellt, dass die Rechte aller beteiligten Parteien geschützt sind.
Gefälschte Unterschriften passé
Digitale Signaturen gewährleisten eine hohe Sicherheitsstufe. Mithilfe von Verschlüsselungstechnologien wird die Echtheit der Unterschrift sichergestellt sowie die Authentizität der unterzeichnenden Person verifiziert. Für diejenigen, die Wert auf maximale Sicherheit legen, bieten qualifizierte elektronische Signaturen (QES) eine Lösung – sie gelten als Goldstandard für Sicherheit und wurden bereits erfolgreich in Arbeitsverträgen implementiert.
Digitale Signaturen kennen keine Grenzen
Digitale Signaturen sind nicht an geografische Grenzen gebunden. Sie erlauben es Firmen, Verträge und andere Dokumente mit internationalen Geschäftspartner:innen und Angestellten effizient und unkompliziert zu managen, auch ohne dass sie vor Ort sein müssen. Dies ist besonders relevant bei Finanzierungsrunden mit ausländischen Investor:innen oder bei der Erschließung neuer Märkte. Start-ups profitieren dabei auch im Bereich der Anwerbung internationaler Talente. Die weltweite Einsetzbarkeit von digitalen Signaturen steigert somit die Skalierbarkeit des Business und fördert die Flexibilität im Bereich der Personalgewinnung.
Prozesse werden effizienter
Die Anwendung elektronischer Signaturen kann die Zeit, die für die Dokumentenbearbeitung benötigt wird, deutlich verkürzen. Damit sind physisch signierte Dokumente nicht mehr notwendig – Verträge können so innerhalb von Minuten anstatt Tagen abgeschlossen werden. Dies verbessert die Arbeitsabläufe in Personalabteilungen und anderen Unternehmensbereichen, die oft Dokumente zum Unterzeichnen bereitstellen. Ebenso der Versand von Dokumenten per Post entfällt und damit werden Zeit, Kosten und CO2-Emission eingespart.
Simpel und ready-to-use
E-Signaturen unterliegen einem essentiellen Grundprinzip: Das digitale Unterschreiben soll genauso bequem und simpel sein wie die handschriftliche Unterschrift. Es ist wichtig, dass der Prozess des Unterzeichnens eines Arbeitsvertrages für Bewerber:innen durch moderne, benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Plattformen erleichtert wird – ohne, dass spezifische technischen Vorkenntnisse erforderlich sind. Diese Plattformen erlauben es Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen, Dokumente mit nur ein paar Klicks sicher und problemlos zu signieren. Zudem bieten viele Systeme zusätzliche Funktionen wie das Überwachen des Signaturstatus oder eine integrierte Archivierung, die den administrativen Aufwand weiter verringert.
E-Signatur in a nutshell
Digitale Signaturen sind da um zu bleiben. Besonders für Start-ups, deren Erfolg oft von Skalierung abhängt, bieten sie von Beginn an einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die Technologie sichert nicht nur rechtlich ab und bietet Schutz, sondern steigert auch deutlich die Effizienz und ist umweltfreundlicher als die traditionelle handschriftliche Unterschrift. Dabei spielt es in erster Linie keine große Rolle, ob sich Gründer:innen für eine einfache E-Signatur oder für die QES entscheiden – viel wichtiger zu verstehen ist, dass die heutige Arbeitswelt global, flexibel und digital ist und damit Lösungen gebraucht werden, die jegliche Prozesse optimieren, vereinfachen und beschleunigen. Und genau das vereint die digitale Signatur.