Gastbeitrag von Janine Will
Im Wettbewerb um Talente zählt für Startups mehr als das Gehalt: Kultur, Flexibilität und durchdachte Extras machen den Unterschied. Doch wer hat in einem Team von neun Personen Zeit, sich um Zusatzleistungen zu kümmern? Am Beispiel des Stuttgarter Startups Lemontaps erläutere ich, wie das mit rund einer Stunde pro Monat funktioniert. Wie stark der Druck auf Unternehmen inzwischen ist, zeigt unser aktueller Multibenefit Report 2026. Dafür hat Statista im Auftrag von Probonio 100 Entscheider aus Unternehmen mit 50 bis 1.000 Beschäftigten befragt. Als Anbieter für Mitarbeiter-Benefits beschäftigen wir uns täglich mit diesen Fragen, und die Ergebnisse bestätigen, was wir in der Praxis sehen.Warum Benefits für Startups ein besonderer Hebel sind
Steuerlich begünstigte Benefits wirken besonders direkt: Was das Unternehmen als Sachbezug oder Zuschuss gewährt, kommt nahezu vollständig netto bei den Mitarbeitern an. Eine Gehaltserhöhung in gleicher Höhe würde durch Steuern und Abgaben deutlich schrumpfen. Doch Benefits bedeuten auch Aufwand. Laut Multibenefit Report nennen 57 Prozent der Unternehmen steigende Mitarbeitererwartungen als Treiber für ihr Angebot, und ebenfalls 57 Prozent empfinden die Verwaltung als eher oder sehr aufwendig. In einem Startup ohne HR fehlen genau diese Stunden beim Produkt oder im Vertrieb.
Der Ausgangspunkt: Verwaltung per Hand
Bei Lemontaps war dieser Aufwand lange ganz konkret. Eine Personalabteilung gibt es nicht, und die Sachbezugsgutscheine wurden jeden Monat von Hand organisiert. Eine Assistenz bestellte Supermarktgutscheine, passend zu den Wünschen der Mitarbeiter. Wer wann welchen Gutschein erhalten hatte, musste laufend nachgehalten werden, und zum Monatsende kam die Dokumentation für die Steuerberatung hinzu. Lemontaps Co-Founderin Anna Loerzer bringt es auf den Punkt: „Für ein kleines Team war dieser Verwaltungsaufwand ein spürbarer Bremsklotz.“
Sachbezug und Essenszuschuss: zwei Benefits, klar nach Gruppen gesteuert
Heute setzt Lemontaps auf zwei Mitarbeiter-Benefits, die jeweils eine bestimmte Gruppe im Team ansprechen. Ergänzt werden sie durch Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen:
- Sachbezug: Bis zu 50 Euro im Monat sind steuer- und sozialabgabenfrei. Lemontaps koppelt ihn an eine bestimmte Betriebszugehörigkeit. Statt eines festen Gutscheins wählen die Mitarbeiter flexibel, was zu ihrem Alltag passt.
- Essenszuschuss: 2026 sind bis zu 7,67 Euro pro Arbeitstag steuerlich begünstigt. Lemontaps hat ihn zunächst für Vollzeitkräfte am Standort Berlin eingeführt. Im Team kam er gut an: Er „wurde als neuer Benefit stark wertgeschätzt und hat für eine wirklich positive Überraschung gesorgt“, berichtet Loerzer.
- Ergänzend, Aufmerksamkeiten: Sachgeschenke zu persönlichen Anlässen wie dem Geburtstag bleiben bis 60 Euro steuerfrei. Lemontaps nutzt sie für alle Mitarbeiter.
Der entscheidende Punkt: Lemontaps differenziert nach Betriebszugehörigkeit. Beschäftigungsart und Standort und legt so früh Regeln fest, die beim Wachstum später nicht nachgerüstet werden müssen.
Verwaltung in einer Stunde pro Monat
Eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits ist im Markt noch die Ausnahme: Laut Multibenefit Report nutzen nur 22 Prozent der Unternehmen eine zentrale Plattform, 90 Prozent jonglieren dagegen mit mindestens zwei Tools, Portalen oder Listen. Startups haben den Vorteil, diesen Flickenteppich gar nicht erst entstehen zu lassen. Lemontaps bündelt seine Benefits deshalb bei Probonio auf einer zentralen Plattform. Entscheidend waren dafür drei Anforderungen: Steuerung nach Mitarbeitergruppen, ein sauberer Lohndatenexport für DATEV und eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Das technische Setup stand innerhalb einer Woche.
Danach ließ das Team einen kompletten Monat im Echtbetrieb laufen und prüfte gemeinsam mit der Steuerberatung, ob der Export korrekt in der Lohnabrechnung ankommt. Das lohnt sich: Abrechnung sowie steuerliche und rechtliche Prüfung zählen laut Multibenefit Report für 41
Prozent der Unternehmen zu den größten Aufwandstreibern. Einmalig fielen etwa zwei Stunden an, laufend sind es heute rund eine Stunde im Monat.
Wirkung messen, auch ohne HR-Abteilung
Lohnt sich der Aufwand? Laut Multibenefit Report können nur 12 Prozent der befragten Unternehmen die Wirkung all ihrer Benefits nachweisen. Kleine Teams sind hier im Vorteil, denn viele Effekte lassen sich auch ohne aufwendige Analysen greifen.
Bei Lemontaps zeigen sich drei einfache Größen: Der Zeitaufwand für Bestellung, Zuordnung und Abstimmung mit der Steuerberatung fällt weitgehend weg. Rund 9.200 Euro Lohnnebenkosten spart das Startup pro Jahr gegenüber einer vergleichbaren Gehaltserhöhung. Und das Team schätzt die Wahlfreiheit, denn dank der Probonio App gehen Gutscheine nicht mehr „irgendwo verloren“.
Mein Tipp: Einmal im Quartal Nutzung, Kosten und Teamfeedback nebeneinanderlegen. Kleinere Unternehmen erreichen übrigens häufiger hohe Nutzungsquoten: 54 Prozent schätzen, dass 70 bis 100 Prozent ihrer Mitarbeiter die Benefits regelmäßig nutzen, bei größeren Unternehmen sind es nur 29 Prozent.
Zwei weitere Benefits, die sich für Startups lohnen
Internetpauschale: In vielen Startups gehört Homeoffice fest zum Alltag. Arbeitgeber können bis zu 50 Euro im Monat für den privaten Internetanschluss erstatten, pauschal mit 25 Prozent versteuert und sozialversicherungsfrei. Die Pauschale erreicht alle, egal wo sie arbeiten, und lässt sich mit dem Sachbezug kombinieren.
Firmenfitness: Gesundheit und Wohlbefinden zählen laut Multibenefit Report zu den wichtigsten Benefit-Zielen (47 Prozent). Bundesweite Fitness-Netzwerke passen gut zu verteilten Teams. Steuerlich läuft die Mitgliedschaft häufig über den 50-Euro-Sachbezug. Wer diesen bereits ausschöpft, kann auf zertifizierte Präventionskurse setzen, die bis zu 600 Euro im Jahr separat steuerfrei gefördert werden.
Fazit: klein anfangen, sauber aufsetzen
Für den Start lohnt es sich, drei Fragen zu klären: Welche Benefits passen zu welcher Gruppe im Team? Wer verwaltet sie, und wie gelangen die Daten in Lohnabrechnung und Steuerbüro? Und wann prüfen wir Nutzung, Kosten und Feedback?
Lemontaps zeigt: Ein wirksames Benefit-Portfolio braucht nicht 100% Aufmerksamkeit von der Personalabteilung. Es braucht wenige, gut gewählte Extras mit klaren Regeln, eine zentrale Verwaltung mit sauberer Anbindung an Lohnabrechnung und Steuerbüro und einen regelmäßigen Blick auf Zeit, Kosten und Feedback. Wer diese Grundlage früh legt, kann sein Angebot mit dem Team wachsen lassen, ohne dass die Verwaltung mitwächst.
Über die Autorin
Janine Will verantwortet in ihrer Position als Group Chief Sales Officer (CSO) den gruppenweiten Vertrieb aller Produkte der Bikeleasing-Gruppe, darunter Bikeleasing, Probonio und BIKE2FUTURE. Sie bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung im Aufbau und in der Transformation moderner Vertriebsorganisationen mit. Ihr Fokus liegt auf klaren Strukturen, datengetriebener Steuerung sowie der Weiterentwicklung digitaler und skalierbarer Vertriebsmodelle.
Foto: Julia Marx