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Beantworte sechs Fragen plus Bonusfrage und finde heraus, ob ein kostenloses Rechnungsprogramm für deinen Geschäftsalltag ausreicht oder ob du mit einer kostenpflichtigen Lösung Zeit und manuelle Arbeit sparen kannst.
Ein kostenloses Rechnungsprogramm klingt erst einmal nach einem guten Plan. Du kannst Rechnungen digital erstellen, musst keine monatlichen Kosten einplanen und startest ohne großes Risiko.
Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen reicht das zunächst aus.
Aber nicht für jeden.
Denn ein kostenloses Rechnungsprogramm übernimmt in der Regel die einfache Rechnungsstellung. Mehr Funktionen oder Automatisierung kosten.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Was kostet das Rechnungsprogramm?
Sondern: Wie viel Zeit kostet es dich, wenn wichtige Funktionen fehlen?
Mit diesem Selbstcheck findest du heraus, was für dich sinnvoll ist. Beantworte jede Frage mit Ja oder Nein. Für jedes Ja gibt es einen Punkt.
Der Selbstcheck: Lohnt sich ein kostenloses Rechnungsprogramm?
1. Schreibst du regelmäßig mehr als drei Rechnungen im Monat?
Ja = 1 Punkt
Du bist gerade erst am Anfang. Oder nebenberuflich selbstständig mit einem begrenzten Kundenstamm.
Schreibst du nur 1 bis 3 Rechnungen pro Monat, kannst du zum Beispiel den kostenlosen Tarif von sevdesk nutzen. Besonderes Extra hier: Du kannst deine Rechnungen individuell gestalten – ganz ohne Kosten.
Wenn du wächst und mehr Kunden gewinnst, sind drei Rechnungen aber auch schnell geschrieben und du brauchst mehr. Dann reicht ein kostenloses Programm nicht mehr aus und du fährst besser mit einem Tarif mit unbegrenzten Rechnungen. Im besten Fall musst du dafür nur upgraden und nicht gleich die komplette Software wechseln.
Was ist sevdesk?
sevdesk ist eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Mit dem kostenlosen Tarif kannst du bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat erstellen. Wenn du mehr Rechnungen schreibst, wiederkehrende Abläufe automatisieren oder deine Buchhaltung digital organisieren möchtest, kannst du auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln.
>> Mehr zu sevdesk
2. Stellst du jeden Monat ähnliche Rechnungen?
Ja = 1 Punkt
Du verkaufst Abos, hast feste Retainer bei deinen Stammkunden oder rechnest Werkverträge ab? Dann schreibst du vermutlich Monat für Monat genau dieselben Rechnungen.
Ist keine große Sache, kostet aber jedes Mal Zeit. Wenn auch nur fünf Minuten. Daten kopieren, Datum ändern, Rechnung speichern und verschicken.
Die Lösung: automatisierte Abo-Rechnungen, die du nur einmalig anlegst und dann in einem festen Intervall versendest, ohne dass du dafür selbst nochmal aktiv werden musst. In kostenlosen Rechnungsprogrammen hast du diese Funktion jedoch in der Regel nicht und brauchst eine kostenpflichtige Version.
Und bei vielen wiederkehrenden Rechnungen kann allein das schon den Preis einer Software rechtfertigen. Rechnen wir mal:
6 Rechnungen à 5 Minuten = 30 Minuten
Bei einem Stundensatz von 80 Euro kostet dich diese Arbeit 40 Euro pro Monat, die du dir nach der Ersteinrichtung sparen könntest.
3. Hast du viele Ausgaben, die du verbuchen musst?
Ja = 1 Punkt
Tankbelege, Software-Abos, Reisekosten, Bewirtungsbelege und Rechnungen von Lieferanten und Freelancern – all das gehört zum Alltag eines Selbstständigen. Und jeder dieser Belege muss korrekt verbucht und archiviert werden.
Mit einigen kostenlosen Rechnungsprogrammen kannst du Belege erfassen und verbuchen. Allerdings oft nur sehr begrenzt. Reicht dir das, kann ein gratis Tool eine Option für dich sein.
In der Realität haben die meisten Selbstständigen aber deutlich mehr als 3 bis 5 Ausgaben pro Monat. Und was noch wichtiger ist: Mit kostenlosen Programmen musst du die Belege manuell erfassen. Heißt: Beleg hochladen, alle Daten eingeben, Nettobetrag und Umsatzsteuer eintragen und eine passende Kategorie finden.
Bei wenigen Belegen geht das vielleicht noch. Aber mit mehr Ausgaben kann das zum echten Zeitfresser werden.
Vollwertige Rechnungsprogramme nehmen dir hier Arbeit ab. Bei sevdesk zum Beispiel liest eine Texterkennung KI-gestützt deinen hochgeladenen Beleg aus und ordnet Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag & Co. automatisch richtig zu. Und die KI schlägt dir außerdem eine passende Kategorie zum Verbuchen vor.
Pro Beleg kannst du hier schnell mal 5 Minuten sparen. Du kannst ja mal für deine durchschnittlichen Ausgaben pro Monat ausrechnen, ob sich das nicht mehr lohnt.
4. Musst du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Ja = 1 Punkt
Dann stoßen kostenlose Rechnungsprogramme schnell an ihre Grenzen.
Für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) musst du die Umsatzsteuer aus deinen gestellten Rechnungen und die Vorsteuer aus den Rechnungen von deinen Lieferanten und Geschäftspartnern verrechnen. Das kannst du mit Excel-Dateien & Co. machen und dann händisch zu ELSTER übertragen.
Oder du nutzt ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm, in dem du deine Rechnungen schreibst und Belege erfasst. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden hier automatisch berechnet und entsprechend verbucht und am Ende eines Monats oder Quartals siehst du genau, was du an das Finanzamt melden musst.
Und noch besser: Mit einem Programm wie sevdesk kannst du deine UStVA sogar über eine integrierte ELSTER-Schnittstelle direkt aus dem Tool übermitteln. Ganz ohne eigenes Zertifikat oder langes Rumrechnen.
5. Willst du deine Zahlungseingänge automatisch mit deinem (Geschäfts)Konto abgleichen?
Ja = 1 Punkt
Du hast deine Rechnung geschrieben und fragst dich, ob sie eigentlich schon bezahlt wurde. Also öffnest du dein Online-Banking und schaust, was in den letzten Tagen an Geld reingekommen ist, vergleichst das mit deinen offenen Rechnungen und markierst den Vorgang (z.B. in Excel) als erledigt.
Nutzt du ein kostenloses Rechnungsprogramm, ist genau das dein Workflow.
Bei wenigen Rechnungen kein Problem, mit mehr Kunden wird daraus aber schnell ein tägliches To-do: Welche Rechnungen sind bezahlt? Welche noch offen? Bei wem solltest du nochmal nachfassen?
Ein kostenpflichtiges Tool kann all das für dich übernehmen: Du verbindest dein Geschäftskonto und schon werden alle Transaktionen automatisch mit deinen Rechnungen und Belegen abgeglichen und “Matches” als bezahlt markiert. So siehst du den Status jeder Rechnung auf einen Blick.
6. Musst du regelmäßig Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschicken?
Ja = 1 Punkt
Sobald du siehst, dass eine Rechnung überfällig ist, solltest du deinen Kunden an die Bezahlung erinnern. Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann dir hier in der Regel nicht helfen, sondern du musst manuell eine E-Mail schreiben oder z.B. mit einer Excel-Vorlage eine Mahnung erstellen.
Entscheidest du dich für ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm, kannst du diesen Prozess deutlich vereinfachen. Ist eine Zahlung verspätet, kannst du direkt aus der Rechnung eine Zahlungserinnerung oder Mahnung generieren und über das Tool verschicken. Das spart Zeit und dir rutscht auch keine unbezahlte Rechnung mehr durch.
Bonusfrage: Arbeitest du mit einer Steuerberatung zusammen?
Ja = 1 Punkt / Nein = 1 Punkt
Ja, richtig gelesen. Hier gibt es für “Ja” und “Nein” einen Punkt, denn hier haben wir einen Sonderfall.
Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, braucht der früher oder später all deine Rechnungen, Belege und ggf. auch Buchungsdaten. Und das am besten in einem kompatiblen Export-Format. Mit kostenlosen Rechnungsprogrammen lädst du hierfür alle Rechnungen herunter und schickst sie zusammen mit deinen gesammelten Belegen an deinen Steuerberater.
Noch einfacher geht es aber, wenn du alle Daten in einem Tool hast und deinem Steuerberater entweder direkten Zugriff darauf gibst oder ihm alles per DATEV-Export zur Verfügung stellst. Dafür brauchst du in der Regel allerdings einen kostenpflichtigen Tarif bei den Rechnungsprogrammen.
Und wenn du keinen Steuerberater hast? Dann musst du dich spätestens am Ende des Jahres selbst um deine Steuererklärung kümmern. Ohne ein professionelles Tool bedeutet das oft, dass du mit komplizierten Excel-Tabellen hantierst. Das kann gut funktionieren, wenn du sehr genau arbeitest.
Deine EÜR kannst du mit einem kostenpflichtigen Rechnungsprogramm wie sevdesk aber auch automatisiert aus deinen erfassten Einnahmen und Ausgaben erstellen lassen und hast alle Zahlen für ELSTER schon perfekt aufbereitet. Du siehst, welche Zahlen in welche Zeilen des Formulars müssen und kannst sie direkt eintragen.
Deine Auswertung: Reicht dir ein kostenloses Rechnungsprogramm?
Zähle deine Ja-Antworten zusammen. Die Punktzahl ist eine Orientierung. Wenn du zum Beispiel regelmäßig mehr als drei Rechnungen pro Monat schreibst, reicht der kostenlose sevdesk Tarif unabhängig von deiner Punktzahl nicht aus.
0 bis 2 Punkte: Das kostenlose Rechnungsprogramm kann für dich reichen
Dein Rechnungsalltag ist wahrscheinlich noch überschaubar. Du stellst wenige Rechnungen, hast keine umfangreichen wiederkehrenden Abläufe und kannst deine Belege sowie Zahlungseingänge selbst verwalten.
Das kostenlose Rechnungsprogramm von sevdesk kann dann gut zu dir passen. Du kannst bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat erstellen und digital verwalten.
Deine Empfehlung: Starte kostenlos. Prüfe einen kostenpflichtigen Tarif erst dann, wenn dein Rechnungsvolumen steigt oder du zusätzliche Funktionen brauchst.
3 bis 7 Punkte: Eine kostenpflichtige Lösung dürfte sich lohnen
Bei dir geht es wahrscheinlich längst um mehr als das reine Schreiben von Rechnungen. Wiederkehrende Rechnungen, viele Belege, Zahlungsabgleich, Mahnungen, UStVA oder DATEV-Export gehören bereits zu deinem Arbeitsalltag.
Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann diese Aufgaben nicht vollständig übernehmen. Wenn du trotzdem dabei bleibst, übernimmst du die fehlenden Funktionen selbst. Du kopierst Rechnungen, tippst Belege ab, kontrollierst Zahlungseingänge und berechnest die Daten für die UStVA oder EÜR z.B. in Excel.
Die Software bleibt kostenlos, aber deine Arbeitszeit wird zum versteckten Kostenpunkt.
Deine Empfehlung: Entscheide dich für ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm. Rechne doch einfach mal aus, welche Aufgaben du damit automatisieren kannst und wie viel Zeit (und Geld) dir das jeden Monat spart.
Für wen eignet sich ein kostenloses Rechnungsprogramm überhaupt?
Auch wenn ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm viele Vorteile hat, ist es nicht automatisch die beste Wahl für dich. Ein kostenloses Tool passt oft für:
- Gründer in der Anfangsphase
- Nebenberuflich Selbstständige mit wenig Kunden und Ausgaben
- Selbstständige mit gelegentlichen, größeren Aufträgen
- Zum Testen, ob die Software für dich passt
Kurz gesagt: Ein kostenloses Rechnungsprogramm passt vor allem dann, wenn du wenige Rechnungen stellst, keine regelmäßigen Abläufe automatisieren musst und deine Belege sowie Zahlungseingänge selbst gut im Blick behalten kannst.
Von der Rechnung zur Buchhaltung mit sevdesk
Mit sevdesk kannst du dort einsteigen, wo du gerade stehst: kostenlos mit bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat oder mit einem kostenpflichtigen Tarif, wenn du mehr Unterstützung brauchst.
Dann übernimmt sevdesk auf Wunsch auch Aufgaben, die sonst jeden Monat bei dir landen:
- wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen und versenden
- Belege KI-gestützt erfassen
- Zahlungseingänge automatisch abgleichen
- offene Rechnungen und Mahnungen verwalten
- die UStVA vorbereiten und über ELSTER übermitteln
- EÜR für die Steuererklärung aufbereiten
- Daten per DATEV-Export an die Steuerberatung übergeben
Du musst also nicht für Funktionen bezahlen, die du (noch) nicht brauchst.
sevdesk ist übrigens für Einsteiger optimiert: Du wirst von Anfang an an die Hand genommen und dir wird alles genau erklärt. So kannst du in Ruhe in deine Buchhaltung reinwachsen und dann sevdesk mit deinem Unternehmen mitwachsen lassen.
Fazit: Kostenlose oder kostenpflichtige Rechnungssoftware?
Eine kostenlose Rechnungssoftware kann eine gute Option sein, wenn du nur wenige Rechnungen schreibst und deine Abläufe überschaubar bleiben. Achte bei der Auswahl aber darauf, dass das Tool mit deinem Unternehmen mitwächst. Sonst musst du nach ein paar Monaten Kundendaten übertragen und eine neue Software einrichten.
sevdesk bietet dir diesen flexiblen Einstieg: Im kostenlosen Tarif kannst du bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat erstellen. Wenn deine Aufträge und Rechnungen mehr werden, wechselst du einfach auf einen kostenpflichtigen Tarif und lässt dir viele deiner Routinearbeiten vom Tool abnehmen.
So bleibst du bei einer Lösung und erweiterst sie erst dann, wenn du mehr Unterstützung brauchst.
Starte jetzt kostenlos mit sevdesk und finde heraus, welcher Tarif zu deinem Geschäftsalltag passt.